Внедрение «1С:Комплексная автоматизация» в фермерском кооперативе LavkaLavka

Дата внедрения 11 сентября 2014 г.
Пресс-релиз на сайте «1С» 1С:Комплексная автоматизация 8 обеспечила своевременную доставку свежей фермерской продукции тысячам покупателей кооператива LavkaLavka
Проект на сайте «1С» Внедрение "1С:Комплексная автоматизация 8" в фермерском кооперативе LavkaLavka

Компания «Неоконсалт» завершила проект комплексной автоматизации фермерского кооператива LavkaLavka. С помощью решения «1С:Комплексная автоматизация» кооператив еженедельно обрабатывает сотни заказов покупателей на фермерские продукты — принимая их через сайт и по телефону, формируя автоматически заказы фермерам, осуществляя быструю упаковку заказов покупателей с использованием системы штрих-кодирования и специально разработанного интерфейса.

Фермерский кооператив LavkaLavka объединяет фермеров, покупателей, магазины, рестораны, поставщиков экопродукции и многих других — всех тех, кому небезразлична фермерская еда, экология, развитие сельского хозяйства, гастрономические традиции и ответственное потребление.

На сайте LavkaLavka можно заказать фермерские продукты, произведенные в хозяйствах фермеров, входящих в кооператив LavkaLavka.

Кооператив принимает заказы через сайт и по телефону. Оплата может быть осуществлена наличными через курьера или стол заказов, также, возможна и оплата банковской картой через сайт — с использованием платежной системы ASSIST. Доставка может быть осуществлена на дом или в один из столов заказов, для чего используется собственная служба доставки.

Ранее, обработка заказов интернет-магазина и оформление заказов фермерам осуществлялись менеджерами в ограниченном объеме с использованием возможностей веб-сайта и с дополнительным анализом и актуализацией данных по заказам, что делало весь процесс от заказа покупателя до поступления продуктов от фермера трудоемким и сложным.

С началом интенсивного развития фермерского кооператива, начали увеличиваться объемы заказов, расширяться предлагаемый ассортимент фермерских продуктов, увеличиваться количество покупателей и поставщиков. Для обеспечения эффективного развития фермерского кооператива потребовалась интегрированная стабильная информационная система, которая позволила бы автоматизировать работу менеджеров по продажам, менеджеров по закупкам, подразделений склада, упаковочного цеха, а также бухгалтерии.

В качестве программного продукта для решения данных задач была выбрана «1С:Комплексная автоматизация». Партнером по внедрению стала компания «Неоконсалт».

Одной из главных первоочередных задач была задача интеграции информационной системы с имеющимся интернет-магазином на базе CMS Drupal (Commerce). Для решения данной задачи был использован встроенный в программу «1С:Комплексная автоматизация» механизм выгрузки товаров на сайт, а также специально разработанный компанией «Неоконсалт» веб-сервис обмена с сайтом, позволяющий сайту простым обращением к информационной базе 1С:Предприятие, в режиме реального времени передавать всю необходимую информацию о заказе покупателя, включая информацию о заказанных продуктах, информацию о клиенте, контактном лице, адресе доставки, периоде доставки, данные об оплате платежной картой. Данное решение обеспечило стабильную и надежную синхронизацию данных между интернет-магазином и информационной базой 1С:Предприятие.

Рост объема интернет-заказов увеличил нагрузку на упаковочный цех, что потребовало ускорить и повысить эффективность процесса сборки заказов покупателей. Для решения данной задачи была внедрена система штрих-кодирования документов и товаров, а также был разработан специализированный интерфейс сборки заказов — специально разработанная форма подбора товаров по заказу покупателя, контролирующая количество заказанного и упакованного товара, включая контроль отклонения весового товара в допустимом диапазоне, контроль каждого взвешенного товара. Внедрение данной системы позволило существенно снизить трудоемкость процесса сборки каждого заказа и ускорить его в разы — с 15 до нескольких минут, что, в свою очередь, позволило выполнять заказы покупателей в срок, даже в дни повышенного спроса.

Рост объема заказов увеличил также и объемы закупок продуктов у фермеров, что потребовало ускорить и повысить эффективность процесса закупки продуктов у фермеров. Для решения данной задачи было реализовано полностью автоматическое формирование заказов поставщикам на основании заказов покупателей, что позволило осуществлять закупку продуктов у поставщиков под заказы покупателей в необходимом объеме, точно в срок и с минимальной загрузкой менеджеров по закупкам, а также с полным контролем процесса закупки.

Рост объема закупок, в свою очередь, потребовал эффективного контроля расходования денежных средств. Для решения данной задачи был настроен процесс согласования заявок на расходование денежных средств — маршрут согласования, уведомление всех ответственных лиц о поступлении новых заявок на согласование, а также инициаторов заявок, бухгалтеров и кассиров — об утверждении заявок. Также, для возможности согласования заявок с мобильных устройств, информационная система была интегрирована со специализированным мобильным приложением на базе 1С:Предприятие 8.3.

С развитием фермерского кооператива LavkaLavka были открыты магазины в Москве, продажи в которых осуществляются с использованием касс Atol frontol, данные о продажах из которых также поступают в информационную базу в полностью автоматическом режиме с уведомлением всех ответственных лиц об итогах продаж за день в разрезе проектов — общей сумме продаж, количестве чеков, сумме среднего чека.

Для повышения качества работы с покупателями был разработан специализированный бизнес-процесс, который позволил контролировать исполнение заказов клиентов — получение отзывов от первых покупателей, обработка комментариев покупателей к заказам и т. д. Также, для повышения качества работы с клиентами, информационная система была интегрирована с СМС-сервисом SMS4b, благодаря чему у менеджеров по продажам появилась возможность уведомления покупателей о готовности заказов к выдаче или о планируемом поступлении заказа в стол заказов, а также производить новостную рассылку.

Для удобства и оперативности работы курьеров, информационная система была интегрирована со специализированным мобильным приложением компании «Неоконсалт» «Курьерская доставка». Данная интеграция позволила курьерам оперативно получать список заданий на доставку (заказов покупателей), получать всю необходимую информацию о заказе, заказанных продуктах, клиенте, контактном лице, адресе доставки, а также позволило оперативно отражать факт оплаты заказов через курьеров.

Основные итоги проекта:

  • Информационная система полностью интегрирована с интернет-магазином на базе CMS Drupal (Commerce), также произведена интеграция с платежной системой ASSIST для двустадийного варианта оплаты по банковским картам
  • Организовано оперативное управление интернет-заказами покупателей при широком ассортименте фермерских продуктов
  • Существенно ускорен процесс сборки заказов благодаря использованию системы штрих-кодирования документов и специально разработанной формы подбора товаров по заказу покупателя, позволившей существенно снизить трудоемкость процесса сборки каждого заказа. В результате, сборка заказов ускорилась в разы — с 15-ти до нескольких минут
  • Организовано оперативное управление закупками с полностью автоматическим формированием заказов поставщикам на основании заказов покупателей
  • Повысилось качество работы с покупателями благодаря специально разработанному бизнес-процессу продажи товаров, а также благодаря интеграции информационной системы с СМС-сервисом SMS4b
  • Организован оперативный контроль взаиморасчетов с покупателями и поставщиками
  • Обеспечена возможность удаленной работы курьеров с информационной системой благодаря интеграции со специализированным мобильным приложением компании «Неоконсалт» «Курьерская доставка»
  • Организован финансовый контроль расходования денежных средств с возможностью согласования заявок на расходование денежных средств с мобильных устройств
  • Организована интеграция с кассовыми системами АТОЛ-Frontol розничных магазинов с обменом данными в полностью автоматическом режиме

Интеграция с интернет-магазином

Реализована интеграция информационной системы с интернет-магазином на базе Drupal Commerce.

Выгрузка товаров на сайт

Выгрузка товаров на сайт интернет-магазина реализована с использованием формата CommerceML 2.
CommerceML 2 — основанный на XML стандарт обмена коммерческой информацией, разработанный и опубликованый фирмами «1С» и «1С-Битрикс» для организации обмена данными между системой «1С:Предприятие» и интернет-магазином.

Веб-сервис обмена с сайтом

Для обмена с сайтом был использован веб-сервис обмена с сайтом компании «Неоконсалт». Веб-сервисы — это один из механизмов платформы 1С:Предприятие, используемых для интеграции с другими информационными системами. Он является средством поддержки SOA (Service-Oriented Architecture) — сервис-ориентированной архитектуры, которая является современным стандартом интеграции приложений и информационных систем.
Веб-сервис позволяет сайту одним простым обращением к информационной базе 1С:Предприятие загрузить всю информацию о заказе покупателя, включая:

  • Информацию о клиенте (имя, телефон, e-mail)
  • Информацию о контактном лице (имя, телефон, e-mail)
  • Адрес доставки
  • Период доставки
  • Информацию о форме оплаты заказа (наличная, банковской картой)
  • Данные об оплате платежной картой (зарезервированная сумма)

Подробнее о веб-сервисе обмена с сайтом…

Сборка заказов покупателей

Штрих-кодирование документов

Для быстрого поиска распечатанных заказов покупателей и последующего ввода на их основании документов отгрузки и оплаты, реализовано штрих-кодирование документов и добавлен соответствующий интерфейс в журнал заказов покупателей и журнал документов оплаты.

Штрих-кодирование документов

Штрих-код документа

Печать штрих-кодов товаров

Реализована возможность массовой печати этикеток для товаров, планируемых к отгрузке.

Печать штрих-кодов товаров

Подбор товаров

Разработан специализированный интерфейс подбора товаров. В разработанной форме отображаются сгруппированные товары заказа покупателей с полной информацией о состоянии сборки заказа:

  • количество и сумма заказанного товара
  • количество и сумма уже отгруженного по заказу товара
  • количество и сумма выбранного по текущему документу товара
  • оставшееся количество товара, необходимого для отбора
Подбор товаров

Форма подбора товаров

Статус подбора товара отображается цветом:

  • Белый — товар ожидает подбора
  • Желтый — товар отобран, но не в достаточном количестве
  • Зеленый — товар отобран в количестве, соответствующему заказу
  • Красный — товар отобран в количестве, превышающее необходимое
  • Синий — добавлен товар, отсутствующий в заказе

При подборе весовых товаров учитывается допустимый процент отклонения фактического веса товара от заказанного, при этом отклонение контролируется отдельно для каждой позиции товара.
Реализован также подбор товаров из наборов.

Подробнее о сборке заказов покупателей…

Продажи

Печатная форма накладной

В специально разработанной печатной форме накладной реализован вывод всей необходимой информации по заказу покупателя
Общая информация

  • Номер заказа, дата, период и способ доставки
  • Информация о покупателе: имя, адрес, телефон, e-mail
  • Комментарий покупателя

Заказанные продукты

  • Основная информация (наименование, цена, количество, сумма)
  • Полный состав и стоимость набора товаров
  • Процент и сумма скидки
  • Сумма зачетной предоплаты по сертификату

Оплата и взаиморасчеты

  • Информации об оплате банковской картой
  • Детализация по взаиморасчетам
  • Дополнительная информация
  • Рекламный баннер
Накладная

Расходная накладная

Отправка накладной по почте

Реализована упрощенная отправка накладной по электронной почте. По окончании упаковки заказа покупателя, информация по заказу отправляется электронным письмом покупателю.

Накладная

Отправка накладной по почте
Накладная

Электронное письмо с накладной

Печать накладной и наклеек на пакеты

Для контроля собранных пакетов по заказам покупателей реализована печать соответствующих наклеек на пакеты с информацией о заказе и покупателе.

Этикетка на пакет

Этикетка на пакет

Оплата банковской картой (ASSIST)

Реализована интеграция 1С:Предприятие с системой ASSIST, позволяющей через информационную базу 1С:Предприятие выполнять списание денежных средств ранее зарезервированных через платежную систему ASSIST (двустадийный вариант оплаты).

Оплата через ASSIST

Оплата через ASSIST
Оплата через ASSIST произведена

Оплата через ASSIST произведена

Подробнее об интеграции с платежной системой ASSIST…

SMS-рассылка

Реализована интеграция с СМС-сервисом SMS4b, позволяющая:

  1. Уведомлять покупателей о готовности заказов к выдаче или о планируемом поступлении заказа в стол заказов
  2. Производить новостную рассылку
Создание SMS на основании реализаций товаров

Создание SMS на основании реализаций товаров
Отправка SMS-сообщений

Отправка SMS-сообщений

Бизнес-процесс «Продажа товаров через сайт»

Для контроля качества работы с покупателями реализован соответствующий бизнес-процесс «Продажа товаров через сайт», который позволил контролировать исполнение заказов клиентов — получение отзывов от первых покупателей, обработка комментариев покупателей к заказам и т. д.

Задача бизнес-процесса

Задача бизнес-процесса

Бизнес-процесс реализован с уведомлением всех исполнителей о поступивших задачах по электронной почте.

Уведомления о заказе определенных товаров

Реализовано уведомление ответственных лиц о заказе определенных товаров.

Настройка уведомления о заказе определенных товаров

Настройка уведомления о заказе определенных товаров

Столы заказов

Реализован учет столов заказов, позволяющий хранить всю необходимую информацию по столам заказам:

  • Адрес
  • Расписание работы
  • Подразделение и проект организации

Сертификаты покупателей на продукцию поставщиков

Реализован учет сертификатов на продукцию поставщиков, позволяющий при заказе товаров покупателя списывать стоимость продуктов определенного поставщика с оформленного покупателем сертификата на продукцию данного поставщика.

Сертификат покупателя на продукцию поставщика

Сертификат покупателя на продукцию поставщика
Списание стоимости продуктов с оформленного покупателем сертификата

Списание стоимости продуктов с оформленного покупателем сертификата

Периодические подарки покупателям

Реализован учет периодических подарков покупателям, позволяющий задавать товары, добавляемые к заказу покупателя через определенный интервал времени.

Периодические подарки покупателям

Периодические подарки покупателям
Периодические подарки покупателям в форме подбора товаров

Периодические подарки покупателям в форме подбора товаров

Анализ продаж

Для дополнительного анализа продаж был разработан отчет «Сегменты по продажам за год», распределяющий покупателей по количеству и периодичности продаж.

Сегменты по продажам за год

Сегменты по продажам за год

Закупки

Ассортимент товаров поставщиков

Реализована возможность сводного редактирования информации по товарам каждого из поставщиков, включая информацию по ценам.

Товары поставщиков

Товары поставщиков

Печатные формы для поставщиков

Реализована система настройки печатных форм поставщиков, позволяющая задавать отдельно для каждого поставщика состав информации выводимый в заказе поставщику:

  1. Группировать товар по номенклатуре
  2. Выводить характеристики номенклатуры
  3. Выводить артикул

Автоматическое формирование заказов поставщикам

Реализовано автоформирование заказов поставщикам, позволяющее в автоматическом режиме оперативно формировать заказы поставщикам на основании потребностей в товарах, определяемых отчетом «Анализ заказов покупателей и внутренних заказов».
График поставок товаров задается для каждого из поставщиков, осуществляющего поставки товаров под заказы покупателей.

Настройка графика поставки товаров

Настройка графика поставки товаров

Для каждого графика поставок указывается:

  • День недели поставки товаров
  • Дни отгрузок заказов покупателей, являющихся основанием для расчета объема закупок
  • Дни и время формирования предварительных и финального заказов поставщику
  • Список дополнительных товаров, необходимых к заказу поставщику
  • Параметры отправки поставщику и его контактным лицам электронного письма с заказом поставщику

Контроль автоматического формирования заказов поставщикам осуществляется с помощью «Монитора формирования заказов поставщикам».

Монитор формирования заказов поставщикам

Монитор формирования заказов поставщикам

Подробнее об автоматическом формировании заказов поставщикам…

Планирование закупок

Реализовано планирование закупок товаров, необходимых в постоянном наличии на складе. Для планирования закупок товаров используется отчет «Анализ точки заказа», предназначенный для анализа и планирования закупок исходя из следующих данных:

  • Минимального страхового запаса и значений точки заказа
  • Оборота товаров за месяц
  • Объема проданного товара с момента последнего поступления товара от поставщика
Анализ точки заказа

Анализ точки заказа

Реализована, также, как автоматическая рассылка данного отчета менеджерам по закупкам при изменении статуса заказа товаров, так и автоматическое формирование заказов поставщикам на основе данных «Анализа точки заказа».

Доставка

Мобильное приложение для курьеров

Интегрировано мобильное приложение компании «Неоконсалт» «Курьерская доставка», предназначенное для работы курьеров с мобильных устройств. Приложение предоставляет возможности по просмотру заданий на доставку (документов на отгрузку) и оформлению платежных документов.

Документ отгрузки по заказу клиента

Список заданий на доставку
Документ отгрузки по заказу клиента

Документ отгрузки по заказу клиента

Список заданий на доставку формируется на основании документов на отгрузку, оформленных в центральной базе. Список сгруппирован по периоду доставки.
В списке отображаются следующие данные по доставке:

  1. Номер заказа клиента на сайте
  2. Адрес доставки
  3. Контактное лицо с номерами телефонов
Загрузить и ознакомиться с мобильным приложением можно в 

Подробнее о мобильном приложении для курьеров…

Магазины

Интеграция с ККМ-Offline

Для розничных магазинов реализована интеграция с off-line кассами Атол-Frontol в полностью автоматическом режиме, с уведомлением всех ответственных лиц об итогах продаж за день — общей сумме продаж, количестве чеков, сумме среднего чека.

Уведомление об итогах продаж за день

Уведомление об итогах продаж за день
Отчеты о розничных продажах

Отчеты о розничных продажах

Финансы

Контроль взаиморасчетов с покупателям и поставщиками

Для контроля взаиморасчетов с покупателям и поставщиками были доработаны отчеты «Ведомость по взаиморасчетам с контрагентами» и «Отчет по кредитной линии».
Отчет «Ведомость по взаиморасчетам с контрагентами» дополнен детализацией до документов-регистраторов.

Ведомость по взаиморасчетам с контрагентами

Ведомость по взаиморасчетам с контрагентами

Отчет «Отчет по кредитной линии» дополнен информацией по договорам с видом взаиморасчетов «по договору в целом».

Отчет по кредитной линии

Отчет по кредитной линии

Согласование финансовых заявок

Настроена система согласования заявок на расходование денежных средств, позволяющая согласовывать созданные пользователями заявки на расходование денежных средств по определенным для организаций, подразделений и проектов маршрутам согласования.
Система реализована с уведомлением всех ответственных лиц.

Заявка на расходование денежных средств

Заявка на расходование денежных средств
Уведомление о новых заявках на согласование

Уведомление о новых заявках на согласование
Согласование заявок на расходование денежных средств

Согласование заявок на расходование денежных средств

Процесс согласования заявок дополнен возможностью возврата заявки инициатору на доработку.

Мобильное приложение для согласования заявок

Интегрировано мобильное приложение, позволяющее согласовывать на мобильном устройстве заявки на расходование денежных средств, оформленных в центральной информационной базе.
Согласование осуществляется выбором заявок в списке и выполнением необходимого действия «(Да) Согласовать» или «Нет (Отклонить)». Также, данное действие можно выполнить непосредственно открыв заявку на расходование денежных средств.

Список заявок на согласование

Список заявок на согласование
Заявка на расходование денежных средств

Заявка на расходование денежных средств

Подробнее о мобильном приложении для согласования финансовых заявок…

Рассылка отчетов

Настроена система рассылки отчетов, позволяющая автоматически формировать и отправлять пользователям настроенные в системе отчеты по заданному расписанию.

Рассылка отчетов

Согласование заявок на расходование денежных средств

Интеграция с внешними системам

Настроена интеграция с внешними системами:

  • Бухгалтерия предприятия 2.0
  • Бухгалтерия предприятия 3.0
  • Seeneco
  • iikoRMS
По вопросам сопровождения 1С:Предприятие
обращайтесь по телефону и e-mail:
+7 (495) 509-77-84 в рабочие дни с 10:00 до 19:00
mail@neokonsalt.ru задать вопрос онлайн