Продажи

В программе полностью отслеживаются процессы продаж. При этом продажи можно оформлять как по полному циклу оформления продажи (начиная с момента согласования коммерческого предложения на основании данных о первичном интересе клиента в оформленной с ним сделке), так и без предварительно оформленных коммерческих предложений и заказов клиентов, по так называемой «упрощенной схеме». Возможные схемы документооборота продаж представлены на рисунке.

Коммерческие предложения

Коммерческие предложения позволяют фиксировать историю переговоров с клиентом по определению состава и условий продаж.

• Менеджер формирует коммерческое предложение. Коммерческое предложение может быть распечатано в форматах .doc (Microsoft Word) и .odt (OpenOffice). Далее менеджер отсылает коммерческое предложение клиенту.
• Клиент присылает ответ, который фиксируется как коммерческое предложение, введенное на основании исходного коммерческого предложения.
• По результатам согласования менеджер отмечает те позиции, по которым с клиентом согласованы условия.

Управление заказами клиентов

В конфигурации «Управление торговлей» заказ является «центром управления» всеми последующими действиями по его выполнению.
При необходимости, пользователи могут использовать статусы заказов, описывающие этапы их прохождения: Не согласован, Согласован, К обеспечению, К отгрузке, Закрыт. На основании статуса и сведений об оплате и отгрузке заказа автоматически рассчитывается его текущее состояние готовности (Ожидается аванс, Готов к отгрузке, и т.д.).

В любой момент менеджер может получить подробную информацию о состоянии заказа: каким образом должен быть оплачен заказ клиента в соответствии с указанными в нем этапами оплаты, какое состояние оплаты по заказу (просрочена ли оплата в соответствии с указанной датой оплаты), была ли произведена отгрузка по заказу.

Программа автоматически контролирует соответствие заказов условиям торговых соглашений, не позволяя нарушать их пользователям, не имеющим соответствующих прав. Для согласования отклонений от условий соглашения может использоваться бизнес-процесс согласования заказа. При этом система автоматически направит уполномоченным пользователям задачи по согласованию заказа и утвердит его при наличии положительного решения согласующих.

Конфигурация предоставляет возможность указать график оплаты по заказу клиента (как в части авансовых платежей, так и платежей по погашению дебиторской задолженности).

Это позволяет планировать поступление выручки по дням, контролировать соблюдение клиентом оговоренных сроков оплаты, выделять просроченную дебиторскую задолженность. Просроченная задолженность может быть проанализирована в разрезе тех этапов оплаты, которые зарегистрированы в заказе клиента. При оформлении отгрузки без заказа также предусмотрено указание даты оплаты, если отгрузка производится в кредит.

Помимо планирования денежных средств и контроля дебиторской задолженности – информация о соблюдении графика оплат учитывается при обработке заказа клиента. Товары под заказ будут закупаться только при получении оплаты по этапу аванс, для начала отгрузки товаров по заказу кроме оплаты аванса должна поступить оплата по этапу предоплата.
Подробнее возможности программы по контролю взаиморасчетов описаны в Управление взаиморасчетами.
Информация о тех заказах, по которым может быть оформлена отгрузка товаров, автоматически формируется в виде списка распоряжений на оформление отгрузки. При этом учитывается дата отгрузки, указанная в заказе.

Контроль выполнения распоряжений ведется с гранулярностью до отдельных позиций заказа. Система предотвращает «перевыполнение» распоряжения, чтобы отгруженное количество не превышало размер заказа.

Ведется учет плановой и фактической задолженности в разрезе заказов, сроков оплаты и документов расчетов.

Многоэтапные продажи

Программа позволяет обеспечить выполнение поэтапного процесса взаимодействия с клиентами. При этом автоматически контролируется сквозное прохождение процесса по всем этапам, от первичного контакта до завершения сделки, обеспечивается формирование заданий исполнителям на каждом этапе. В дальнейшем можно проанализировать эффективность выполнения задач по каждому этапу.

Кроме того, реализован упрощенный режим управления процессом продажи с ручным перемещением по этапам. Допускаются различные виды процессов, с разным составом этапов. Для них поддерживается хранение вспомогательных документов – регламентов, инструкций, шаблонов документов и т.д., необходимых при отработке процесса.
Все начавшиеся продажи (сделки) регистрируются в системе. Они объединяют в единое целое всю информацию, накопленную в системе в ходе подготовки и выполнения продажи: электронную почту, сведения о звонках, встречах, оформленные заказы, счета, накладные, дополнительные файлы и т.д. Это помогает максимально удобно организовать работу менеджеров по продажам.

Использование регламентированных процессов продаж позволяет управлять качеством обслуживания клиентов, оперативно получать информацию:

• сроки обработки сделок на этапах процессов продаж
• узкие места процессов (количество проигрышей и потерянный потенциал на этапах)
• вероятностный прогноз поступления денежных средств
• графическое (в виде диаграммы «воронка продаж») представление состояния процессов продаж
• подробное состояние процессов: количество сделок (в работе, выигранных и проигранных) и потенциал по этапам процессов продаж
• отклонения от средних значений по менеджерам, партнерам и видам сделок

На основании статистики сделок можно оценить вероятность их успешного совершения. Таким образом, система автоматизирует и поддерживает не только стадию продажи, но и подготовку продаж. Кроме того, система позволяет анализировать несостоявшиеся сделки, а также производить анализ степени удовлетворения первичного спроса клиентов, что необходимо для совершенствования работы отдела продаж.

Комиссионная торговля

Операции приема и передачи товаров на комиссию оформляются в рамках соглашения с установленными видами операций Прием на комиссию и Передача на комиссию.
Причем с одним деловым партнером может быть заключено несколько соглашений разных видов, одни из которых будут соглашениями купли-продажи, а другие – соглашениями с комиссионером, то есть соглашениями, в которых регистрируются условия приема или передачи на комиссию.
Так же как при оформлении операций оптовой торговли, условия продаж могут быть назначены группе комиссионеров (типовые соглашения) или определены индивидуально для каждого клиента (магазина), которому товар передается на комиссию.

Для регистрации хозяйственных операций при приеме и передаче на комиссию используется тот же комплект документов, что и для регистрации хозяйственных операций купли-продажи.
В программе автоматизирован процесс оформления отчетов комитентам и комиссионерам.
Программа автоматически формирует список тех комитентов, перед которыми мы должны отчитаться за проданные или списанные товары, и на основе этих данных формирует отчет комитенту о продажах или списании товаров.

Аналогичным образом формируются данные о тех комиссионерах, которые еще не отчитались перед предприятием за проданные товары.

В документе Отчет комиссионера о продажах указывается вариант расчета комиссионного вознаграждения в соответствии с условиями соглашения, заключенного с комиссионером. Сама сумма вознаграждения рассчитывается автоматически.

Посредническая продажа услуг

Программа позволяет организовать учет на предприятиях, выполняющих выступающих в роли посредника при предоставлении услуг другу третьими лицами. Для перепродажи таких услуг следует использовать специальный вид номенклатуры с типом работа. Ведется учет количества работ, выполненных поставщиком и принятых клиентом. По работам можно получить информацию о валовой прибыли.
Для обеспечения связи между заказом клиента на работу и заказом поставщику на её выполнение – в заказе поставщику в указывается его назначение.
Для планирования заказов поставщикам на работы по полученным заказам клиентов – может использоваться рабочее место Формирование заказов по потребностям.

Самообслуживание клиентов

В программе предусмотрена возможность самостоятельной регистрации заказов клиентами через Интернет. Клиенту дается доступ к информационной базе и указывается пароль входа.
Работая в системе самообслуживания, клиент может выполнить следующие действия:

• Посмотреть общую информацию о своих заказах.
  
• Оформить новый заказ.
  
• Посмотреть состояние ранее оформленных заказов.
  
• Проконтролировать состояние взаиморасчетов, уточнить свои данные.
  

Информация, введенная внешним пользователем, автоматически появляется в информационной базе. Заказы, оформленные внешним пользователем, обрабатываются, как любые другие заказы.

Торговые представители

В программе реализована функциональность по управлению торговыми представителями (торговыми агентами): закрепление клиентов за агентами, назначение графика посещения, планирование посещений клиентов, формирование детальных заданий по сбору заказов и решению иных произвольных вопросов. По результатам отработанных заданий в информационной базе могут быть автоматически созданы заказы клиентов. Также фиксируется информация о расходах торгового представителя (авансовые отчеты) и собранная информация о клиентах.

Предусмотрена также возможность самостоятельной работы торговых представителей без оформления предварительных заданий. Торговым представителям передается информация о товарах и клиентах торгового предприятия. После работы с клиентами торговый представитель фиксирует оформленные заказы, уточняет сведения о клиентах или вводит данные о новых клиентах, фиксирует данные о расходах.

Анализ деятельности торговых представителей производится с помощью различных отчетов: можно сравнить деятельность торговых представителей с точки зрения эффективности их работы, а также провести план-фактный анализ деятельности торговых представителей.

Отгрузка товаров со склада

Отпуск товаров клиенту регистрируется в информационной базе с помощью документа Реализация товаров и услуг.
Документ может быть оформлен по одному или нескольким заказам клиентов с нескольких складов.

Из экранной формы документа можно получить несколько вариантов печатных форм, а также сформировать связанные с ним документы (счет-фактуру, приходный кассовый ордер и др.).

Отгрузка товаров с ордерного склада

Если ответственность за количественный и финансовый учет разделена между подразделениями предприятия, то для регистрации факта отпуска товаров используется документ Расходный ордер на товары.
Этот документ может быть сформирован складским работником на основании документа Реализация товаров и услуг, предварительно введенного в информационную базу работником финансовой или экономической службы.

Корректировка документов после отгрузки

При выявлении продавцом ошибки при оформлении первичных документов или в случае согласованного между продавцом и покупателем изменения стоимости ранее реализованных товаров, работ и услуг – возникает необходимость скорректировать ранее оформленные документы реализации. Если по ранее оформленным реализациям уже была сдана регламентированная отчетность, то необходимо также оформить корректировочные счета-фактуры – в этом случае, пользователь может оформить документ Корректировка реализации.
В документе корректировки реализации все поля заполняются так, как они должны выглядеть после исправления. Система автоматически определяет расхождения с предыдущим состоянием документа и предоставляет пользователю выбор как учесть эти расхождения:

• Списать на расходы — вариант может быть использован, если товар был испорчен при транспортировке до клиента и вина за порчу лежит на нас.
• Уменьшить реализацию, учесть при инвентаризации – если клиент не обнаружил часть товара. Предполагается, что товар мог быть не отгружен с нашего склада и его нужно попытаться найти при следующей инвентаризации.
• Увеличить реализацию, учесть при инвентаризации – если клиент сообщил, что по факту к нему поступило больше товаров, чем было указано в изначальных документах, и он эти товары готов оплатить.
• Отразить на прочих доходах – если клиент сообщил, что по факту к нему поступило больше товаров, чем было указано в изначальных документах, и он эти товары готов оплатить. При этом, мы точно знаем что со склада было отпущено точно правильное количество упаковок и большее количество товаров получилось из-за того, что по ошибке в упаковках количество товаров было больше запланированного. Т.е. в этой ситуации у предприятия неожиданно оказалось больше товаров, чем оно рассчитывало, и оплата от клиента за лишний товар будет незапланированной прибылью предприятия.

Оформление возвратов от клиента

Возврат товаров от клиента может быть оформлен по предварительной заявке. По заявке предусмотрена возможность резервирования другого товара для замены брака.

Возврат товаров может быть оформлен и без предварительной заявки с указанием или без указания конкретного документа реализации.

С помощью отчета Выручка и себестоимость продаж можно проанализировать статистику возврата товаров: возвраты будут показаны как продажи с отрицательными количеством и суммой.

Доставка товаров клиентам

рограмма позволяет автоматизировать процесс доставки товаров клиентам, а также процесс доставки товаров при перемещении товаров между складскими помещениями. Доставка товаров может осуществляться как собственным транспортом, так и с помощью внешней транспортной компании (перевозчика). Предусмотрена двухступенчатая схема доставки, при которой товар доставляется до перевозчика и затем перевозчик доставляет его до клиента.

Все задания на перевозку формируются с учетом зоны доставки, порядка объезда адресов доставки, а также с учетом грузоподъемности транспортного средства.
Предусмотрена возможность печати маршрутного листа и комплекта документов, которые должны быть переданы клиенту или перевозчику.
При формировании заданий на перевозку транспортные средства загружаются в соответствии с их вместимостью и грузоподъемностью.

Розничная торговля

С помощью программы можно автоматизировать различные варианты розничных продаж:

• продажи в автоматизированном магазине
• продажи в неавтоматизированных (удаленных) торговых точках

Продажи в автоматизированном магазине

В автоматизированном магазине можно использовать различное торговое оборудование: контрольно-кассовые машины, сканеры штрихкодов, электронные весы, терминалы сбора данных и т.д.
При оформлении розничных продаж кассир использует специализированное рабочее место, которое позволяет выполнять последовательно все операции при продаже товаров в торговом зале:

• открытие кассовой смены
• оформление чека
• прием оплаты от покупателя
• закрытие кассовой смены
• передача розничной выручки в кассу предприятия

Оплата чека может производиться как наличными, так и с использованием платежных карт.

В процессе оперативной работы предусмотрена возможность оформления возвратов в течение кассовой смены.

После закрытия кассовой смены формируется документ Отчет о розничных продажах. Информация обо всех пробитых чеках после закрытия кассовой смены хранится в информационной базе в виде архивных чеков.

На основании архивных чеков можно оформить операцию возврата товаров розничному покупателю после закрытия кассовой смены.

Программа позволяет не только производить оплату платежными картами (эквайринговые операции), но и отслеживать процесс перечисления денежных средств из банка. Автоматизирован процесс загрузки данных об эквайринговых операциях, реализованы отчеты для контроля прохождения эквайринговых платежей.

Продажи с использованием платежных карт могут производиться также и в оптовой торговле.

Продажи в неавтоматизированных (удаленных) точках

Программа автоматизирует работу с удаленными торговыми точками, в которых не обеспечен доступ к программе. В качестве примера можно привести небольшие магазины, ларьки и т.д.
В торговой точке контрольно-кассовые машины используются только для регистрации денежных сумм, полученных от покупателей, что достаточно для соблюдения действующих правил использования контрольно-кассовой техники. При этом предполагается, что в момент совершения продажи она не регистрируется в программе.
Работу с торговой точкой можно представить в виде следующей схемы.

По завершению периода торговая точка передает в кассу торгового предприятия денежные средства, полученные при продаже товаров покупателю.

Если в торговой точке ведется детальный учет продажи товаров, то торговая точка также сообщает о количестве проданных товаров. Эта информация регистрируется с помощью документа Отчет о розничных продажах.

В том случае, если в торговой точке не ведется детальный каждодневный учет проданных товаров, торговая точка проводит инвентаризацию и получает данные о текущих остатках товаров.
Отклонения, выявленные инвентаризацией, будут означать объемы продаж за период времени после предыдущей инвентаризации.
Недостачи и излишки товаров, выявленные инвентаризацией и не связанные с продажами в неавтоматизированной торговой точке, можно зарегистрировать в информационной базе соответственно документами Списание товаров и Оприходование товаров. Эти документы могут быть сформированы в рамках проведения инвентаризационной кампании.
В любой момент программа позволяет проконтролировать правильность сдачи розничной выручки и сравнить объем розничной выручки с полученной от торговой точки информацией о продажах товаров.

С помощью различных отчетов можно проводить сравнительный анализ розничных продаж товаров в различных торговых точках, анализировать оптимальный запас товаров в розничных точках. Для розничных точек можно использовать все те методы управления запасами для расчета оптимального запаса товаров, которые применяются при оптовых продажах.